— On Comms Design. From London

Ce am invatat din sute de intalniri

De cand cu serviciile si marketingul, s-a inventat un nou mod de a petrece timpul in mod “facturabil” si anume intalnirile (sau meetingurile cum ne place sa le mai numim ca sa lamurim din prima ca sunt de afaceri si nu de placere).

O buna parte din timpul nostru productiv este petrecut mai putin productiv in meetinguri, si spun “mai putin productiv” pentru ca eu astept inca sa vad intalnirea aia in care lucrurile se rezolva si nu doar se discuta si ras-discuta pana la epuizare. Strategii de optimizare am tot auzit, de la limitarea duratei, la obligarea participantilor sa stea in picioare ca sa nu se lungeasca la vorba, la luarea cuvantului numai cand ti se da un anumit obiect in mana si o multime de alte bazaconii care incearca sa procedurizeze o adunare unde ce conteaza de fapt este antrenamentul mental al participantilor de a se concentra pe un obiectiv.

In ultima vreme insa am inceput sa imi dau seama ca poti sa spui multe despre cel cu care te intalnesti dupa cateva caracteristici ale intalnirii propriu zise cum ar fi durata, locatia, momentul din zi cand te intalnesti, ziua din saptamana. Iata mai jos fructul a peste 6 ani de meetinguri, rezultantul unei analize complet subiective dar care, am eu asa o banuiala, nu e complet tampita. Si da , e un pamflet – ca mai stiu si eu cu ce interpretari ma trezesc ;))

Ziua intalnirii:

– cand cineva te cheama la meeting luni sau marti, vei primi deadlineuri sau ti se vor face reprosuri ca nu ai respectat deadlineuri. Vedeti voi, luni si marti sunt zilele cand oamenii vin resemnati la birou si incep sa bifeze fara chef taskurile uitate de joi si vineri; ca relatie cu cel din meeting nu stai foarte bine, oamenii prietenosi nu te cheama luni sau marti, in cel mai rau caz te cheama marti dar dupa 11.  daca esti chemat luni nu e bine deloc 🙂

– cand esti chemat vineri dupa masa, exista doua optiuni – fie relatia ta e mai buna decat e cazul cu omul ala fie esti complet insignifiant incat esti chemat in ziua in care omul oricum nu are chef de business si vrea sa nu isi bata capul cu treburi serioase. Vineri dimineata nu e grav, orice meeting dupa 14:00 este de fapt o umplutura inainte de weekend.

Ora intalnirii

– orice meeting de dimineata este important; orice meeting dupa 16 care are loc si la tine la birou sau in vreo locatie unde celalalt ajunge greu inseamana un singur lucru: “vreau sa plec de la birou mai repede”

– un meeting la pranz spune doua lucruri: daca este in birou – nu esti cineva important, te chem exact cand ma grabesc oricum la masa, sau pentru ca nu am avut niciun alt slot disponibil ptr ca intalnirea cu tine nu e relevanta :). Daca e la un restaurant – probabil ca veti discuta si ceva barfa si nu numai business.

– un meeting vineri dupa masa e ca si cum ai incerca sa vinzi gheata pinguinilor; unul luni la 10 este ca sa ti-o iei major si drastic 🙂

Durata

– cand durata meetingului e presetata inseamna ca relatia ta cu omul in chestiune e usor formala; daca e setata la exact o ora inseamna ca sunteti inca in tatonari; daca este peste 2 ore inseamna ca amandoi vreti sa pierdeti vremea

– meetinguri setate la sferturi de ora inseamna ca vei sta de vorba cu un tipicar plin de sine iar meetingurile de 30 de minute iti indica un control-freak sau un manager over achiever (ironic, de altfel, ptr ca riscul cu asa un timp scurt e si mai mare)

Locul

– la birou la ei, ei detin controlul; la birou la tine, tu ai mana forte; la restaurant, cu totii vreti sa va prefaceti ca sunteti corporatisti realizati sau sa “frecati menta” 🙂 La masa la care lucreaza el – tu nu contezi, intr-o sala de intrunire, esti foarte important.

Ce coordonate mai stiti?